E-Mail-Weiterleitung mit Domain einrichten

Ein Handwerksbetrieb mit drei Leuten braucht selten drei neue Postfächer. Oft reicht es, wenn Mails an anfrage@ beim Chef und rechnung@ bei der Buchhaltung landen, jeweils im Postfach, das sie seit Jahren nutzen. Genau das macht eine Weiterleitung.

Wie funktioniert eine E-Mail-Weiterleitung mit Domain?

Ein Absender schickt eine Mail an [email protected]. Sein Mailserver schaut im DNS deiner Domain nach dem MX-Eintrag, also dem Hinweis, welcher Server Post für diese Domain annimmt. Dieser Server gehört dem Weiterleitungsdienst. Er speichert die Mail nicht, sondern schickt sie sofort an das Ziel, das du festgelegt hast, zum Beispiel [email protected].

Für dich sieht das so aus, als wäre die Mail direkt im alten Postfach gelandet. Im Feld „An“ steht aber die neue Adresse, so erkennst du, worüber sie kam.

Wenn du überlegst, ob statt einer Weiterleitung ein eigenes Postfach besser passt, vergleicht der Ratgeber E-Mail mit eigener Domain alle Wege.

Wo du eine Weiterleitung einrichten kannst

Weiterleitungen gibt es an drei Stellen:

1. Im Hosting- oder Mail-Paket. Viele Webhoster und Mail-Anbieter erlauben Weiterleitungen ohne Aufpreis.
2. Bei spezialisierten Weiterleitungsdiensten. Es gibt Anbieter, die nur Weiterleitungen machen, teils kostenlos mit Grenzen bei der Anzahl, teils mit bezahlten Stufen inklusive Versand.
3. Beim Baukasten. Manche Homepage-Baukästen bieten Weiterleitungen als Teil des Tarifs.

Zwei Fragen helfen bei der Wahl: Nutzt der Dienst SRS? Und bietet er einen SMTP-Zugang zum Antworten? Fehlt beides, wirst du früher oder später Probleme haben.

Weiterleitung einrichten: die DNS-Einträge

Der Dienst nennt dir seine MX-Server. Typisch sind zwei für Ausfallsicherheit. Das Beispiel verwendet Platzhalter, die echten Namen zeigt dir dein Anbieter:

malermueller.de.   3600  IN  MX   10 mx1.weiterleitung.example.
malermueller.de.   3600  IN  MX   20 mx2.weiterleitung.example.
malermueller.de.   3600  IN  TXT  "v=spf1 include:spf.weiterleitung.example ~all"

Die Zahl vor dem Servernamen ist die Priorität. Der Server mit 10 wird zuerst versucht, der mit 20 nur, wenn der erste nicht antwortet.

Prüfen kannst du die Einträge so:

dig +short MX malermueller.de

Erwartete Ausgabe bei diesem Beispiel:

10 mx1.weiterleitung.example.
20 mx2.weiterleitung.example.

Erscheinen hier noch alte Server, lösche die alten MX-Einträge beim Registrar. Sonst kommt ein Teil der Post dort an, wo du nicht mehr nachschaust.

Das Problem mit dem Antworten

Die Weiterleitung kümmert sich nur um den Eingang. Antwortest du aus Gmail, steht als Absender deine Gmail-Adresse. Für Privatleute ist das oft egal, für einen Betrieb wirkt es inkonsequent.

Die Lösung heißt SMTP-Zugang: ein Postausgangsserver, der Mails im Namen deiner Domain verschicken darf. Manche Weiterleitungsdienste bieten ihn an, sonst brauchst du ein kleines Postfach bei einem Mail-Anbieter. In Gmail trägst du den Zugang dann unter „Senden als“ ein. Die Klickpfade dafür stehen im Ratgeber Gmail mit eigener Domain, für Outlook in Outlook mit eigener Domain.

Nicht empfehlenswert: einfach die Absenderadresse im Mailprogramm ändern und über den Gmail- oder GMX-Server senden. Die Mail besteht dann keine SPF-Prüfung für deine Domain und landet häufig im Spam.

Warum weitergeleitete Mails manchmal nicht ankommen

Wenn ein Weiterleitungsdienst eine Mail von [email protected] an Gmail weiterreicht, sieht Gmail einen fremden Server, der im Namen von firma.de sendet. Steht der nicht im SPF-Eintrag von firma.de, schlägt die Prüfung fehl. SRS löst das, indem der Dienst die Absender-Angabe im Umschlag der Mail umschreibt. DKIM-Signaturen bleiben dabei meist gültig, weil der Inhalt nicht verändert wird.

Praktische Checkliste nach der Einrichtung:

• Testmail von einer Gmail-Adresse an die neue Adresse
• Testmail von einer Firmenadresse oder einem anderen Anbieter
• Spam-Ordner des Zielpostfachs kontrolliert
• Catch-all aus, nur benötigte Adressen angelegt
• Alte MX-Einträge entfernt

Ein Beispiel-Setup für einen kleinen Betrieb

So könnte die Aufteilung beim Malerbetrieb aussehen:

Vier Adressen, kein einziges neues Postfach. Kommt später eine Mitarbeiterin dazu, die eigene Mails verschicken soll, bekommt nur sie ein echtes Postfach. Die anderen Weiterleitungen bleiben, wie sie sind.

Eine Sache solltest du bei so einem Setup im Blick behalten: Jede Weiterleitung führt in ein privates Postfach. Verlässt jemand den Betrieb, änderst du das Ziel sofort, sonst liest die Person weiter mit.

Weiterleitung oder Alias?

Die Begriffe werden oft vermischt. Ein Alias ist ein zweiter Name für ein Postfach, das bereits an deiner Domain existiert. Hast du das Postfach [email protected], kann [email protected] ein Alias davon sein. Antworten gehen dann sauber von der Domain raus, weil das Postfach einen eigenen SMTP-Zugang hat.

Eine Weiterleitung schickt die Mail dagegen aus der Domain heraus, an einen anderen Anbieter. Das ist flexibler, aber beim Antworten weniger elegant. Wer schon ein Postfach an der Domain hat, nimmt für zusätzliche Adressen besser Aliasse.

Für wen eine Weiterleitung reicht

Für Vereine mit wechselnden Ämtern ist sie oft ideal, das beschreibt auch der Ratgeber Domain für den Verein. Ebenso für Privatleute, die eine schöne Adresse für Bewerbungen wollen, und für alle, die erst einmal testen.

Wer täglich Angebote und Rechnungen verschickt, sollte dagegen gleich ein Postfach nehmen. Das kostet ein paar Euro im Monat und erspart Ärger mit Spamfiltern.

Ohne Domain keine Weiterleitung: Wenn du noch keine hast, kannst du deinen Wunschnamen prüfen und eine .de für 2,99 € im Jahr registrieren. Mehr Endungen und Preise stehen in der vollständigen Preisübersicht.

Schritt für Schritt

1. Weiterleitungsdienst wählenPrüfe, ob dein Hoster oder Mail-Paket Weiterleitungen enthält, oder wähle einen spezialisierten Dienst.
2. Domain beim Dienst hinzufügenTrage deine Domain ein und bestätige sie, meist mit einem TXT-Eintrag im DNS.
3. Weiterleitungen anlegenLege fest, welche Adresse wohin geht, zum Beispiel info@ an dein Gmail-Postfach.
4. MX-Einträge setzenTrage im DNS deiner Domain die MX-Server des Dienstes ein und lösche alte MX-Einträge.
5. SPF ergänzenLege den SPF-Eintrag an, den der Dienst vorgibt, damit weitergeleitete Mails nicht als Fälschung gelten.
6. TestenSchicke von zwei verschiedenen Absendern eine Mail an die neue Adresse und prüfe, ob sie ankommt.