Outlook mit eigener Domain: die Wege nach 2023

Lange war es bequem: Wer Microsoft 365 Family hatte, konnte in Outlook.com eine eigene Domain verbinden und bekam [email protected] direkt im gewohnten Postfach. Microsoft hat diese Funktion zum 30. November 2023 für neue Einrichtungen beendet. Viele Anleitungen im Netz beschreiben sie trotzdem noch. Hier steht, was heute tatsächlich funktioniert.

Was mit der Outlook.com-Funktion passiert ist

Die Funktion hieß „personalisierte E-Mail-Adresse“ und war Abonnenten von Microsoft 365 Single und Family vorbehalten. Seit dem Stichtag lassen sich keine neuen Domains mehr hinzufügen. Bestehende Adressen funktionieren laut Microsoft weiter. Wer seine entfernt, kann sie aber nicht wieder einrichten.

Microsoft verweist für eigene Domains seitdem auf die Business-Tarife von Microsoft 365. Für Privatleute und kleine Selbstständige gibt es aber eine zweite, oft günstigere Lösung.

Outlook mit eigener Domain: die zwei Wege heute

Wer nur Outlook als Programm mag, braucht kein Microsoft-Postfach. Outlook kann jedes IMAP-Postfach verwalten. IMAP ist ein Standard, bei dem die Mails auf dem Server bleiben und auf allen Geräten gleich aussehen.

Weg A: Domain-Postfach per IMAP in Outlook einbinden

Zuerst brauchst du ein Postfach an deiner Domain bei einem Mail-Anbieter. Welche Anbieter-Typen es gibt und welche DNS-Einträge nötig sind, erklärt E-Mail mit eigener Domain.

Dann fügst du das Konto in Outlook hinzu. Die Menüs unterscheiden sich je nach Version, ungefähr so:

Erkennt Outlook deinen Anbieter nicht automatisch, wählst du IMAP und trägst die Serverdaten ein:

Die genauen Servernamen stehen in der Hilfe deines Mail-Anbieters.

Weg B: Microsoft 365 Business mit eigener Domain

Im Admin Center von Microsoft 365 (admin.microsoft.com) gehst du zu Einstellungen > Domänen > Domäne hinzufügen. Microsoft fragt dann nach einem TXT-Eintrag zur Bestätigung und zeigt anschließend die Einträge für E-Mail an. Ein typisches Set:

; Bestätigung, dass dir die Domain gehört
mueller-online.de.               3600  IN  TXT    "MS=ms12345678"

; Empfang (der genaue Wert steht im Admin Center)
mueller-online.de.               3600  IN  MX     0 mueller-online-de.mail.protection.outlook.com.

; Wer darf senden?
mueller-online.de.               3600  IN  TXT    "v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all"

; Automatische Einrichtung von Outlook
autodiscover.mueller-online.de.  3600  IN  CNAME  autodiscover.outlook.com.

Die Zahl hinter MS= ist ein Platzhalter, du bekommst deine eigene. Bei neueren Einrichtungen zeigt Microsoft teils einen MX-Wert, der auf mx.microsoft endet. Übernimm einfach, was das Admin Center anzeigt, und lösche alte MX-Einträge.

DKIM aktivierst du nach der Einrichtung im Microsoft-Defender-Portal. Microsoft nennt dir dort zwei CNAME-Einträge, die du im DNS anlegst.

Wie prüfe ich, ob alles stimmt?

Im Terminal zeigt dig, was die Welt von deiner Domain sieht:

dig +short MX mueller-online.de
dig +short TXT mueller-online.de

Wenn hier noch der alte Anbieter auftaucht, sind die Änderungen entweder noch nicht verteilt oder die alten Einträge stehen noch beim Registrar. Ein paar Stunden Geduld helfen im ersten Fall, Löschen im zweiten.

Und wenn ich lieber in Gmail lese?

Manche nutzen Outlook am Arbeitsrechner und Gmail auf dem Handy. Das funktioniert mit einem IMAP-Postfach problemlos, weil die Mails auf dem Server bleiben. Den umgekehrten Weg mit Gmail als Hauptprogramm beschreibt Gmail mit eigener Domain. Wer nur Weiterleitungen statt Postfächer braucht, liest E-Mail-Weiterleitung mit Domain.

Umzug von einer personalisierten Outlook.com-Adresse

Wer die alte Funktion noch nutzt, muss nicht sofort handeln. Wenn du aber umziehen willst, etwa weil du das Abo kündigen möchtest, geht das in dieser Reihenfolge:

1. Neues Postfach anlegen bei einem Mail-Anbieter oder in Microsoft 365 Business, zunächst ohne die DNS-Einträge zu ändern.
2. Alte Mails sichern. In Outlook für Windows exportierst du das Postfach als PST-Datei, alternativ ziehst du die Ordner per IMAP in das neue Postfach.
3. DNS umstellen. MX-, SPF- und gegebenenfalls DKIM-Einträge auf den neuen Anbieter ändern. Ab jetzt kommen neue Mails dort an.
4. Einige Tage beobachten, ob noch Mails im alten Postfach landen. Das passiert, solange die alten Einträge zwischengespeichert sind.
5. Erst danach die personalisierte Adresse aus Outlook.com entfernen.

Ein Hinweis zu Schritt 3: Lag die Domain bisher bei dem Registrar, den Microsoft für diese Funktion vorgesehen hatte, prüfe zuerst, ob du dort Zugriff auf das DNS hast. Sonst lohnt ein Umzug der Domain zu einem Registrar, bei dem du alles selbst verwaltest.

Was du jetzt tun kannst

Wer noch eine personalisierte Outlook.com-Adresse hat, sollte sie nicht aus dem Konto entfernen und sich in Ruhe überlegen, wohin die Mails langfristig ziehen. Neue Nutzer starten direkt mit Weg A oder B.

In beiden Fällen brauchst du eine Domain, die dir gehört und nicht an einen Mail-Anbieter gekoppelt ist. Du kannst eine .de-Domain für 2,99 € im Jahr registrieren oder vorher mueller-online.de auf Verfügbarkeit prüfen. Andere Endungen findest du in der Liste aller Domain-Preise.

Schritt für Schritt

1. Postfach für die Domain anlegenLege bei einem Mail-Anbieter ein Postfach für deine Domain-Adresse an und trage die MX-, SPF- und DKIM-Einträge im DNS ein.
2. Outlook-Einstellungen öffnenIm neuen Outlook für Windows über das Zahnrad zu Konten > E-Mail-Konten gehen, im klassischen Outlook über Datei > Konto hinzufügen.
3. Adresse eingebenDomain-Adresse eingeben. Erkennt Outlook den Anbieter nicht, IMAP als Kontotyp wählen.
4. Server-Daten eintragenIMAP-Server mit Port 993 und SSL/TLS sowie SMTP-Server mit Port 587 und STARTTLS aus der Hilfe des Mail-Anbieters eintragen.
5. TestenEine Mail an dich selbst und eine an eine fremde Adresse schicken und prüfen, ob beide ankommen.