E-Mail mit eigener Domain: 4 Wege, Kosten, DNS

„Schreib mir an info@…“ klingt anders als eine Adresse bei einem Freemailer. Das merken Kunden, Vermieter und Behörden. Der Wechsel ist für viele der eigentliche Grund, überhaupt eine Domain zu registrieren, und er ist einfacher als eine Website.

Was du für eine E-Mail mit eigener Domain brauchst

Eine E-Mail-Adresse wie [email protected] besteht aus zwei Teilen: dem Namen vor dem @ und der Domain dahinter. Die Domain gehört dir. Damit Mails an diese Adresse irgendwo ankommen, brauchst du außerdem einen Mail-Server, einen Dienst, der die Nachrichten annimmt und speichert.

Welcher Server zuständig ist, steht im DNS der Domain, genauer im MX-Eintrag (Mail Exchanger). Er ist ein Wegweiser: „Post für diese Domain bitte dorthin.“ Du trägst ihn einmal bei deinem Registrar ein, danach läuft alles automatisch.

Wenn du noch keine Domain hast, fang mit der Anleitung Eigene Domain registrieren an. Die passende Endung kostet bei einer .de-Domain mit festem Jahrespreis 2,99 €.

Vier Wege im Vergleich

Die Preise sind Spannen aus der Praxis. Google und Microsoft passen ihre Tarife regelmäßig an, die aktuellen Zahlen stehen auf deren Seiten.

Meine Einschätzung: Für eine einzelne Person oder einen Verein reicht oft die Weiterleitung. Wer Rechnungen verschickt und auf einen sauberen Versand angewiesen ist, sollte ein echtes Postfach nehmen.

Weiterleitung: der einfachste Start

Bei einer Weiterleitung hast du kein neues Postfach. Mails an [email protected] werden an deine bestehende Adresse geschickt. Der Haken: Antworten gehen erst einmal von der alten Adresse raus. Details und Einrichtung stehen im Ratgeber E-Mail-Weiterleitung mit Domain.

Google Workspace und Microsoft 365

Beide bieten Postfächer mit eigener Domain und eine bekannte Oberfläche. Wer privat Gmail nutzt, sucht oft nach einem Weg ohne Workspace. Den gibt es, mit Einschränkungen, siehe Gmail mit eigener Domain. Für Outlook-Nutzer gilt Ähnliches, die frühere Funktion für Privatkunden hat Microsoft eingestellt. Was heute noch geht, erklärt Outlook mit eigener Domain.

Die DNS-Einträge für E-Mail verstehen

Egal, welchen Anbieter du nimmst: Er nennt dir die Einträge, die du im DNS deiner Domain anlegen sollst. Damit du weißt, was du da tust, hier ein typisches Set, wie es bei Google Workspace aussieht:

; Empfang: Wohin gehen Mails?
beispiel-praxis.de.        3600  IN  MX   1 smtp.google.com.

; SPF: Wer darf im Namen der Domain senden?
beispiel-praxis.de.        3600  IN  TXT  "v=spf1 include:_spf.google.com ~all"

; DMARC: Was passiert mit Mails, die die Prüfung nicht bestehen?
_dmarc.beispiel-praxis.de. 3600  IN  TXT  "v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected]"

Was die Einträge bedeuten:

• MX sagt, welcher Server Post annimmt. Mehrere MX-Einträge mit unterschiedlicher Priorität sind möglich, die kleinere Zahl wird zuerst versucht.
• SPF (Sender Policy Framework) listet die Server, die Mails mit deiner Absenderadresse verschicken dürfen. Pro Domain darf es nur einen SPF-Eintrag geben.
• DKIM ist eine digitale Signatur. Den Schlüssel erzeugt dein Mail-Anbieter, du trägst ihn als TXT- oder CNAME-Eintrag ein.
• DMARC verbindet SPF und DKIM und legt fest, wie streng empfangende Server sein sollen. Mit p=none fängst du an und beobachtest.

Ob alles stimmt, prüfst du im Terminal:

dig +short MX beispiel-praxis.de
dig +short TXT beispiel-praxis.de

Die Antwort sollte genau die Werte zeigen, die dein Mail-Anbieter vorgibt. Bis neue Einträge überall sichtbar sind, kann es je nach eingestellter Gültigkeitsdauer (TTL) einige Stunden dauern.

E-Mail-Adresse mit eigener Domain erstellen: der Ablauf

1. Domain registrieren oder eine vorhandene nutzen.
2. Mail-Dienst wählen und dort die Domain hinzufügen.
3. Den Bestätigungseintrag (meist TXT) im DNS anlegen, damit der Anbieter sieht, dass dir die Domain gehört.
4. MX-, SPF- und DKIM-Einträge eintragen, alte MX-Einträge löschen.
5. Postfach anlegen und auf Handy und Rechner einrichten.
6. Testmail an eine Gmail-Adresse schicken und im Kopf der Nachricht prüfen, ob SPF und DKIM „pass“ melden.

Postfach auf Handy und Rechner einrichten

Hast du ein echtes Postfach, richtest du es in jedem Mailprogramm ein: Apple Mail, Thunderbird, Outlook oder die Mail-App auf Android. Viele Programme erkennen große Anbieter automatisch. Bei kleineren Anbietern fragt das Programm nach diesen Daten:

Nimm IMAP statt POP3. Bei POP3 werden Mails auf ein Gerät heruntergeladen und fehlen dann auf den anderen.

Typische Stolperstellen

• Zwei SPF-Einträge. Wer von Hoster A zu Anbieter B wechselt, lässt oft den alten stehen. Dann ist SPF ungültig. Die Einträge müssen zu einem zusammengeführt werden.
• Alte MX-Einträge. Bleiben sie stehen, landet ein Teil der Mails beim alten Anbieter.
• Website und Mail verwechselt. Der A-Eintrag für die Website hat mit E-Mail nichts zu tun. Du kannst die Website beim Baukasten und die Mails bei einem anderen Dienst haben.

Wer mehrere Adressen für Mitarbeiter oder ein Familien-Projekt plant, prüft am besten zuerst, ob der Name als .de noch frei ist: Wunschadresse bei betadomain suchen. Danach wählst du den Mail-Dienst und trägst die Werte ein, die er dir nennt. Alle Endungen mit Jahrespreisen findest du in der Preisliste.